Oubliez les méthodes à l'ancienne, voici les nouvelles façons de gérer une auberge de façon transparente

Mars
10 2019

4 min de lecture

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En cette ère d'avancées technologiques où il y a une application pour presque tout, la gestion des auberges de jeunesse semble avoir plus de dix ans de retard dans l'adoption d'une nouvelle innovation. Des formalités administratives redondantes aux processus manuels fastidieux, les auberges continuent de suivre des méthodes archaïques pour gérer leurs activités quotidiennes. La gestion des foyers a été plutôt fastidieuse en termes de dépendance au travail et de paperasserie.

Presque tous les collèges, de niveau 1 ou 2, suivent le même processus de gestion des données, de gestion de la maintenance, de reporting et autres pratiques standard. Bien que certains de ces enregistrements soient conservés à des fins de conformité, le travail impliqué contre l’efficacité ne s’ajoute pas. Ces méthodes de fonctionnement traditionnelles entraînent une communication inefficace et chaotique entre les foyers, ses élèves et ses parents. Les processus manuels de gestion des auberges de jeunesse génèrent des erreurs et des gaspillages très coûteux. Les responsables de la gestion des auberges de jeunesse reconnaissent les inconvénients de ces méthodologies traditionnelles et souhaitent adopter une technologie qui les aide à éliminer les processus redondants et fastidieux.

Voici cinq manières dont la technologie peut faire de la gestion des auberges de jeunesse un processus transparent.

Réduction du délai d'exécution: des réclamations liées aux réparations à la gestion des demandes de congés des étudiants, les surveillants des auberges s'appuient sur des processus manuels pour leurs activités quotidiennes. Imaginez une application qui pourrait les aider à devenir complètement sans papier? Une application offre un triple avantage: un, elle accélère tout le processus d'approbation, deuxièmement, elle réduit le fardeau administratif en réduisant le travail manuel et, troisièmement, elle aide les étudiants à être informés en temps réel de l'état de leurs plaintes.

Augmentation de la transparence: le manque de communication transparente peut entraîner des lacunes dans l'échange d'informations entre les parties prenantes impliquées. Grâce à la technologie, les auberges peuvent publier des annonces et des critiques, gérer des plaintes et laisser des demandes, passer des appels automatisés aux parents et gérer la base de données des élèves et l'inventaire des auberges. D'autre part, les étudiants peuvent communiquer avec la direction de l'auberge, demander des congés, déposer des plaintes, suivre les demandes soumises et accéder aux mises à jour de statut en temps réel sans être physiquement présents. Une application de gestion d’auberge peut servir de plate-forme de réseau social pour une communication transparente entre les auberges, les étudiants et les parents.

Collaboration accrue: Le bon fonctionnement d’une auberge de jeunesse dépend de l’effort de collaboration de la direction et des étudiants. Avec une application, les autorités des hôtels peuvent collaborer avec les étudiants pour améliorer les installations, déployer de nouvelles initiatives et recevoir un retour régulier sur les équipements.

Le processus d’approbation des congés et d’octroi de dépassements est fastidieux pour les étudiants ainsi que pour la direction de l’auberge. Le plus souvent, les étudiants doivent obtenir l'autorisation de plusieurs autorités, du chef de département, du responsable de l'établissement et des parents. Ce processus nécessite des formalités administratives et peut prendre beaucoup de temps à toutes les parties concernées. Tout cela peut être simplifié avec un simple clic sur un bouton.

Réduit le gaspillage: une majorité d'étudiants qui séjournent dans des auberges paient un montant fixe chaque mois pour leurs repas à l'auberge. Cependant, ils ne mangent pas tous régulièrement dans la cuisine de l'auberge. Il en résulte une inadéquation entre la quantité de nourriture préparée et le nombre d’élèves qui viennent manger. Cela entraîne souvent des pertes dues à la préparation en masse. S'il existe une application pour surveiller le nombre d'absents, les cuisines des auberges peuvent être mieux gérées avec moins de gaspillage de nourriture et d'argent.

De la même manière, la technologie permet de gérer efficacement les stocks d’hôtels et d’électricité. Par exemple, en cas de réclamations liées à la maintenance, telles que le remplacement des ampoules dans plusieurs pièces, une application peut suivre l’inventaire et le comparer au nombre de réclamations à résoudre.

Accès en temps réel pour l'analyse des tendances et le suivi des progrès pour la direction: la direction du collège ou les propriétaires d'auberges ont peu de temps pour se plonger dans les activités quotidiennes d'une auberge. À l'heure actuelle, en raison de processus manuels, les autorités des hôtels dépendent entièrement des directeurs et des responsables pour tout rapport leur fournissant un aperçu des opérations. Avec une application de gestion d’auberge, ils peuvent accéder à des rapports qui peuvent leur donner un aperçu des opérations qu’ils souhaitent voir (SMS, courrier électronique ou via Whatsapp). Cela les aide également à identifier les tendances pour les futures prises qui pourraient être utiles dans des stratégies marketing spécifiques.

Written by yikyak