Quel est l'impact des médias sociaux sur votre organisation?

Dans mon travail de conseil, je me rappelle souvent que les données sont omniprésentes. Et si les efforts de la Russie pour pirater notre processus électoral nous disent quoi que ce soit, c’est que les données – même les fausses données – peuvent avoir de vastes implications. Mais le personnel des services juridiques a-t-il pris en compte l'impact des médias sociaux sur les activités de l'entreprise, les litiges, les enquêtes réglementaires?

Récemment, j'ai été impliqué dans une affaire où deux parties se sont poursuivies en justice et, comme on pouvait s'y attendre, la nécessité de collecter des informations stockées électroniquement à des fins de découverte. Nous avons entrepris d'interviewer les principaux acteurs pour déterminer où pourraient être stockées des données potentiellement pertinentes. Il s'avère que les parties n'utilisaient pas et ne possédaient même pas d'ordinateurs – du moins pas au sens traditionnel du terme. Il est rapidement devenu évident que cela ne serait pas non plus un projet typique de la découverte électronique.

Après avoir parlé au client, il a été appris que toutes les données pertinentes ne pouvaient être trouvées que sur son smartphone, ses comptes de médias sociaux et d’autres médias basés sur le Web. Il en a été de même pour la partie adverse. C'était une première pour moi et cela a suscité des réflexions sur l'impact des médias sociaux sur les litiges.

Environ quatre milliards de personnes utilisent les médias sociaux sous une forme ou une autre. Mis à part les chats et les bébés, qui sont beaux et mignons, je ne suis pas sûr que lorsque les gens appuient sur le bouton "Publier", ils ont envisagé la possibilité que ce qu'ils publient puisse devenir une preuve.

Cela m'a également rappelé un webinaire organisé par les employés de Hanzo, le service d'archivage des médias sociaux, dont je faisais partie l'an dernier. L'une des choses dont nous avons discuté est que beaucoup de gens comprennent mal les médias sociaux – leur présence et leur portée – en particulier dans le contexte de la découverte. J'ai alors souligné, et il convient de le répéter encore une fois, que les médias sociaux désignent l'une des nombreuses plateformes interactives, générées par l'utilisateur, partagées, collaboratives, communicatives ou post-orientées et basées sur le Web, avec images, vidéos, commentaires, etc. ou des capacités de partage. Les sites Web ont également une composante sociale. Et évidemment, que ce soit sur Facebook, LinkedIn, Twitter ou sur une plate-forme plus obscure, les données publiées sont là, prêtes à être prises. En d’autres termes, c’est découvrable.

C’est une chose de poster un chat dansant qui joue du piano. Il n’ya probablement pas beaucoup de mal à cela, à moins bien sûr que ce chat poursuive une entreprise pour son produit pour animal de compagnie ayant causé une jambe cassée. Mais de nombreuses organisations utilisent les médias sociaux et leurs sites Web pour la création de la marque, le développement commercial, la communication de contenu et la publicité auprès des clients. Et bien que de nombreuses entreprises aient également des spécialistes du marketing professionnels pour créer et contrôler la messagerie, mon expérience est que la plupart n’ont pas de politique ou de pratique construite autour de l’utilisation des médias sociaux.

Les risques sont énormes et il existe également des problèmes juridiques, de conformité et de respect de la vie privée. Pensez-y: les marques et les réputations de l'entreprise peuvent être endommagées. C’est facile de diffamer quelqu'un. Des informations erronées ou inappropriées pourraient également se retrouver sur les plateformes de médias sociaux. Imaginez ce qui pourrait arriver si les employés d’une entreprise se retournaient contre elle et utilisaient les médias sociaux. Maintenant, imaginez ce qui pourrait arriver si les postes des employés devenaient viraux et que la société était cotée en bourse. Il y a un potentiel ici pour des choses qui bougent le marché.

Pour ces raisons, dans le cadre de leurs pratiques en matière de technologie de l'information et de gouvernance, les organisations doivent envisager d'élaborer et de mettre en œuvre des stratégies relatives aux médias sociaux et au contenu Web. Voici quelques pratiques générales qui devraient guider les organisations dans l’élaboration de politiques en matière de médias sociaux:

Le respect des autres, la véracité, l'exactitude et le discernement;
Préoccupation quant au contenu ou aux images diffamatoires, calomnieuses, harcelantes, discriminatoires, incitant à la violence ou autrement inappropriés ou créant un environnement de travail hostile;
La divulgation d'informations exclusives, confidentielles ou non publiques susceptibles d'avoir une incidence sur l'organisation, ses clients ou ses clients;
L'utilisation non autorisée de matériel protégé par le droit d'auteur, de marques de commerce, de marques de service ou de toute autre propriété intellectuelle, ainsi que la comptabilisation du matériel source;
L'engagement dans des échanges antagonistes ou de représailles (pensez: bataille de Twitter) qui a un impact négatif sur la marque ou la réputation d'une organisation.

Ce ne sont là que quelques concepts fondamentaux qui devraient constituer la base d’une politique judicieuse en matière de médias sociaux. Vous trouverez ici de très bons exemples de règles d'entreprise en matière de médias sociaux.

Quant au client qui ne possédait même pas d’ordinateur et dont les seules informations découvrables se trouvaient sur les médias sociaux? Les parties se sont entendues presque immédiatement après la publication d'un article accablant sur les médias sociaux qui traitait directement du problème.

Mike Quartararo

Mike Quartararo est directeur général d'eDPM Advisory Services, une société de conseil fournissant des services de conseil en e-discovery, de gestion de projet et en technologie juridique, ainsi que des services de formation au secteur juridique. Il est également l'auteur du livre 2016 Project Management in Electronic Discovery. Mike possède de nombreuses années d'expérience dans la fourniture de solutions de technologie de recherche électronique, de gestion de projet et de technologie juridique aux cabinets d'avocats et aux sociétés Fortune 500 du monde entier. Vous pouvez le joindre par courrier électronique à l'adresse [email protected] Suivez-le sur twitter @ edpmadvisory.

Written by yikyak